Trong bất cứ vấn đề gì khi mà bản thân không quản lý thời gian hiệu quả. Khi đó bạn sẽ dành nhiều thời gian và năng lượng của mình cho những công việc không mang đến hiệu quả như mong muốn. Nếu bạn đang trong tình trạng đó hãy thử tìm hiểu và áp dụng nguyên lý 80/20. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cùng các bạn tìm hiểu 80/20 là gì?
Contents
Nguyên lý 80/20 là gì?
Nguyên lý 80/20 hay chính là quy luật Pareto, tên gọi được đặt theo tên của một nhà kinh tế học đáng kính Vilfredo Pareto. Trong nguyên tắc đã chỉ rõ rằng 80% hậu quả xuất phát từ 20% nguyên nhân. Như vậy mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra là không hề bình đẳng.
Trong quy luật Pareto, ban đầu được hình thành dựa trên mối quan hệ giữa sự giàu có và dân số. Theo những gì mà Pareto quan sát thì 80% đất đai ở Ý thuộc quyền sở hữu của 20% dân số. Khi đi vào khảo sát ở nhiều quốc gia khác thì ông cũng nhận ra kết quả tương tự.
Nguyên tắc 80/20 được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực hiện nay
Đặc biệt, ông cũng đã rất bất ngờ khi quy tắc này ứng dụng được trong hầu hết những lĩnh vực của cuộc sống. Vậy nên, quy luật Pareto ngày càng được phát triển cũng như áp dụng trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, quản lý công việc. Chẳng hạn, 20% sai sót trong thiết kế của ô tô gây ra 80% các vụ tai nạn. Như thế chắc chắn bạn có thể xác định được lỗi để sửa chữa sai sót.
Tương tự như 20% khách hàng đang thúc đẩy đến 80% doanh số bán hàng. Khi đó bạn sẽ muốn tập trung nhiều vào những khách hàng mục tiêu đó.
Ưu điểm và hạn chế trong nguyên tắc 80/20
Chắc hẳn mỗi người đã có lời giải cho thắc mắc nguyên lý 80/20 là gì? Giống như bất kỳ công cụ phân tích trong kinh doanh hay nghiên cứu thì nguyên tắc 80/20 cũng tồn tại ưu điểm và nhược điểm.
Ưu điểm
Đầu tiên cần đi vào những ưu điểm khi áp dụng nguyên tắc tuyệt vời này.
● Nhận định được điều nào cần ưu tiên
Việc sử dụng nguyên tắc Pareto sẽ giúp bạn có thể sắp xếp được thứ tự ưu tiên trong các nhiệm vụ của mình. Điều đó là nhờ các việc quyết định xem cần sự chú ý, tập trung vào điều gì. Chính vì thế người ứng dụng sẽ được ủy quyền hoặc bỏ qua những thứ không cần thiết.
Nguyên tắc này giúp mọi người biết được nên tập trung vào điểm nào
Việc xác định được 80% sẽ giúp bắt đầu đi vào tìm ra gốc rễ của vấn đề. Như thế sẽ giúp mọi người khắc phục những sai sót giúp tăng doanh thu của mình. Mọi công việc sẽ có hiệu quả hơn và gặt hái thật nhiều thành công.
● Lợi nhuận công việc tăng
Áp dụng nguyên tắc 80/20 vào trong doanh nghiệp có thể giúp tăng năng suất và lợi nhuận. Ví dụ, khi biết 80% doanh số bán hàng được thực hiện bởi 20% nhân viên bán hàng. Khi đó cần phải tập trung vào sự chú ý cũng như nguồn lực của mình để thúc đẩy nhân viên tạo ra lợi nhuận. Tương tự, quy tắc Pareto sẽ giúp người sử dụng xác định được 20% khách hàng đem đến phần lớn doanh số rồi tập trung vào đó để nỗ lực tiếp thị cho họ.
Ngoài ra, điều này còn làm nổi bật đến 20% sản phẩm cũng như dịch cụ đã tạo ra 80% doanh thu. Vì thế, mọi người có thể cung cấp nhiều hơn những sản phẩm hoặc dịch vụ đó.
Hạn chế
Bất kỳ nguyên tắc nào dù chính xác đến đâu thì cũng sẽ tồn tại một số hạn chế nhất định.
Đôi khi nguyên tắc này cũng không đúng trong một số trường hợp
● Nguyên tắc 80/20 không phải lúc nào cũng đúng
Quy tắc này không phải là định luật toán học mà thuộc dạng quan sát chung. Vậy nên không có nghĩa là nó sẽ đúng trong mọi trường hợp. Những biến thể tự nhiên của nguyên tắc có thể xảy ra. Chẳng hạn: Nhân viên bán hàng phải chịu trách nhiệm đến 60% về doanh số bán hàng.
Ngoài ra, nhiều việc còn dẫn đến những hiểu biết sai lầm. Mọi người thường nghĩ họ chỉ nên tập trung toàn bộ sự chú ý trong 20%. Sau đó quên dần đi những phần trăm ít quan trọng còn lại hơn. Nhưng đây lại là suy nghĩ sai lầm. Ví dụ trong kinh doanh, bạn có thể tập trung phần lớn chú ý vào 20% khách hàng ủng hộ doanh nghiệp của bạn nhiều nhất. Thế nhưng cũng không thể bỏ qua 80% còn lại. Điều đó sẽ khiến doanh nghiệp có nguy cơ mất đi họ và những khách hàng đó không bao giờ trở thành một phần của 20%.
● Áp dụng phù hợp cho quá khứ
Phân tích Pareto đơn giản là sự phản ánh dữ liệu đến từ quá khứ. Dù đây có thể là quy tắc hữu ích trong việc lập kế hoạch nhưng không đem đến dự đoán cho tương lai.
Quy luật này thường không mang đến dự đoán cho tương lai
Hơn nữa hiệu suất trong quá khứ chỉ có thể là một chỉ số tốt trong tương lai. Và như thế cũng không xác định được bó có đúng hay không. Hoàn cảnh luôn luôn thay đổi và phát triển nên nguyên tắc này không phải lúc nào cũng hữu ích cho việc xây dựng chiến lược.
Lợi ích mà nguyên tắc Pareto mang lại trong một số lĩnh vực đời sống
Nguyên tắc này đem đến một số hiệu quả cụ thể và sẽ được áp dụng trong một số lĩnh vực của cuộc sống. Có thể kể đến như:
Doanh nghiệp
Nếu áp dụng nguyên tắc 80/20 sẽ giúp mọi người tập trung hoàn toàn sức lực vào 20% yếu tố quan trọng. Chính vì thế đã tạo ra sự khác biệt của doanh nghiệp thay vì dàn trải mà không thu về thành quả.
Trong kinh doanh, khi muốn áp dụng nguyên tắc này sẽ giúp tìm kiếm được công việc chất lượng hàng đầu. Sau đó bạn chỉ cần nỗ lực cho tất cả 100%. Trường hợp cần cố gắng tập trung để có được kết quả tốt cho số tiền đã bỏ ra. Mọi người chỉ cần cân nhắc sự tập trung vào 20% hoạt động để tạo ra nhiều kết quả nhất.
Trong kinh doanh chỉ cần cố gắng 20 trăm nguyên nhân sẽ tạo ra 80% kết quả
Nguyên tắc 80/20 là kết quả đúc rút từ những trải nghiệm và câu chuyện thực tế chứ không theo quy luật tự nhiên. Với những ai nhìn nhận bao quát sẽ thấy nguyên tắc 80/20 có mặt trong hầu hết khía cạnh, hoạt động từ doanh nghiệp. Mọi người sẽ có được hành động đáp trả đúng như quyết định phân bổ thời gian, nguồn lực và nỗ lực.
Lĩnh vực Marketing
Hiểu đơn giản thì quy luật Pareto khá đơn giản nhưng áp dụng vào hoạt động bán hàng lại không dễ dàng chút nào.
● Sử dụng trong quy luật Marketing
Các nội dung khi sáng tạo cần phải được thống nhất cụ thể. Đặc biệt khi sáng tạo content marketing không chỉ có lợi thế cho SEO mà còn phải tăng đơn hàng chuyển đổi. Đó không chỉ đơn thuần đi xây dựng nội dung mà còn đem đến giá trị cho người đọc.
● Thúc đẩy nội dung
Một điều mà quy luật 80/20 làm rất tốt là không cần tập trung nhiều vào nội dung mới. Mọi người có thể sử dụng nội dung đã có trước đó để quảng bá lần nữa. Nhưng cần phải chắc rằng tất cả nội dung được sản xuất đều hướng đến mục đích chung.
Quy luật này khi áp dụng trong marketing sẽ đem đến nhiều lợi ích
Có những nội dung tạo ra để hướng đến xếp hạng website trong tìm kiếm khách hàng để thúc đẩy traffic. Những nội dung sáng tạo ra để thúc đẩy tỷ lệ chuyển đổi, tăng cường lượng visit và liên kết.
Áp dụng nguyên lý 80/20 sẽ làm nội dung trở thành tiềm năng lan tỏa, nội dung thúc đẩy đối tượng, khán giả để khai thác và bình luận. Tiếp sau đó quảng cáo nội dung nhưng không gấp 5 lần thời gian tạo ra nó.
Nguyên tắc này rất hay và thích hợp cho những người đang làm content marketing, brand, blogger không có nhiều bạn đọc. Thay vì không thể sáng tạo được nội dung, cắt giảm nội dung sáng tạo. Áp dụng quy luật 80/20 vào chiến lược sẽ thúc đẩy nội dung lan truyền nhanh chóng.
Dù nội dung thực sự có quá cũ không có nhiều thông tin mới cần phải sửa đổi 100%. Việc cố gắng thêm một liên kết để kêu gọi hành động hoặc dẫn dắt độc giả sẽ đem đến hiệu quả.
Công việc cá nhân
Ứng dụng quy luật trong công việc sẽ giúp ích bạn rất nhiều, thậm chí thay đổi nhiều thứ. Chẳng hạn:
● Những gì đang thực hiện sẽ rõ ràng
Để biết được những hành động có giá trị của bạn là gì thì cần biết mình đang thực hiện công việc gì trong ngày, tuần và tháng. Sau ấy phải gắn hành động với kết quả hữu hình.
Người vận dụng tốt quy tắc trong công việc sẽ đạt nhiều thành tựu
Do đó, nếu nhận thấy mỗi khi gửi một email cho khách hàng của mình sẽ nhận được lượt mua sản phẩm tăng lên. Người sử dụng có thể đặt nhiệm vụ đó lên ưu tiên hàng đầu. Bất kỳ nhiệm vụ nào không thể gắn với kết quả hữu hình đều sẽ phải giảm mức độ ưu tiên. Như thế mới nhường được chỗ cho hành động mang giá trị khách quan.
● Rút ngắn thời gian khiến mọi thứ linh hoạt hơn
Thời hạn ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý mạnh mẽ mang đến cảm giác cấp bách và buộc chúng ta ưu tiên cũng như xem xét kỹ lượng điều gì quan trọng. Trường hợp thời gian có hạn thì chúng ta không nên lãng phí. Thay vì làm những việc không quan trọng cần phải lo những việc lớn trước.
Khi ấy sử dụng nguyên tắc 80/20 sẽ giúp hoàn thành những công việc quan trọng. Còn những khoảng thời gian trống sẽ là lúc bắt đầu hoàn thành nhiệm vụ nhỏ hơn.
Đặc biệt, nguyên tắc này còn giúp chống lại sự phân tâm dưới dạng thông báo, trò chuyện và thư giãn không đúng lúc. Đặt thời hạn ngắn hơn nhưng linh hoạt sẽ giúp loại bỏ được tiếng ồn. Mọi thứ quan trọng sẽ hiện hữu rõ ràng và điều đó cũng có nghĩa công việc có chủ đích và hiệu quả.
● Tập trung vào nhiệm vụ có giá trị
Công việc của mọi người sẽ trở lên linh hoạt và tiết kiệm hơn nhiều
Khi đã xác định được nhiệm vụ mang đến nhiều lợi ích nhất hãy đặt giả thuyết để thử nghiệm. Lập kế hoạch rõ ràng cho một tuần chỉ tập trung vào 20% những nhiệm vụ có giá trị nhất rồi theo dõi kết quả. Điều đó sẽ cung cấp bằng chứng về khái niệm để biết liệu nhiệm vụ trong mức lợi nhuận có thực sự đem đến giá trị.
Tìm ra được 20% nhiệm vụ cần thực hiện là quá trình liên tục nhưng từ đó sẽ biết liệu có cần ưu tiên việc đó hay không?
Sàng lọc quan hệ xã hội
Áp dụng quy tắc nguyên lý 80/20 vào mối quan hệ sẽ xảy ra điều đáng ngại rằng chúng ta có rất nhiều người quen biết xung quanh mình. Nhưng thực tế chỉ 20% mối quan hệ thân thiết nhất đem đến 80% niềm vui, sự sẻ chia cuộc sống. Và cũng chính những người đó mới thực sự quan tâm, mong muốn điều tối nhất với bạn. Số còn lại chủ yếu là quan hệ xã giao không liên quan đến cuộc sống của nhau.
Khi cảm thấy cuộc sống của bản thân bị chi phối nhiều bởi những mối quan hệ hời hợt, không có kết quá. Đây là lúc bạn nên thay đổi dành 80% sự quan tâm cho gia đình, những bạn bè thực sự yêu thương và động viên lúc khó khăn nhất.
Trong cuộc đời hãy dành sự quan tâm đến 20% người luôn chia sẻ vớimình
Điều này quy luật 80/20 sẽ giúp ích và đem đến cái nhìn sâu sắc về mọi sự diễn ra trong thế giới xung quanh mình.
Ứng dụng nguyên tắc 80/20 sẽ giúp mọi người sắp xếp được thứ tự ưu tiên cho hoạt động thực sự quan trọng. Như thế sẽ đạt được nhiều thành tựu hơn với ít nỗ lực hơn.
Chắc hẳn, qua nội dung bài viết các bạn đã hiểu nguyên lý 80/20 là gì? Nguyên tắc này đang được áp dụng rộng rãi trong kinh doanh, cuộc sống nhằm tăng năng suất. Mọi người cũng có thể ứng dụng trong cuộc sống cá nhân để quản lý thời gian cho công việc, mối quan hệ xã hội.
