Để thuận tiện cho các hoạt động kinh doanh, hóa đơn điện tử dần được sử dụng thay thế cho hóa đơn giấy. Trong bài viết dưới đây, chúng ta hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử cũng như giải đáp thắc mắc xung quanh vấn đề này nhé!
Contents
Thông tin chung về hóa đơn điện tử & bản thể hiện của hóa đơn điện tử
Dù ngày càng được sử dụng rộng rãi song không phải ai cũng hiểu rõ về hóa đơn điện tử và bản thể hiện của nó.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử. Nó được cấp bởi các cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, dịch vụ thông qua các phương tiện điện tử. Trên đó có đầy đủ thông tin về hàng hóa theo đúng quy định về kế toán, pháp luật và thuế. Bao gồm cả các hóa đơn được tạo từ máy tính tiến có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hiện trong các giao dịch mua bán hàng hóa, HDĐT đóng vai trò vô cùng quan trọng. Qua đó không những giúp hoạt động mua bán được thực hiện nhanh chóng mà việc quản lý, kê khai cũng dễ dàng hơn.
Thông tin về bản thể hiện của hóa đơn điện tử
Bên cạnh hóa đơn điện tử, bản thể hiện của nó cũng được người dùng đặc biệt chú ý. Hiểu đơn giản, hóa đơn điện tử có định dạng gốc là XML. Tuy nhiên ở định dạng này, mắt thường không thể đọc được. Do đó người ta cần mã hóa thông tin, xuất hóa đơn dạng HTML, PDF hoặc in giấy. Chúng được hiểu là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
So sánh hóa đơn điện tử và bản thể hiện của hóa đơn điện tử
Vậy có gì giống và khác nhau trên hóa đơn điện tử và bản thể hiện hóa đơn điện tử. Cùng so sánh ngay sau đây!
Giống nhau
Cả 2 loại hóa đơn này đều giống nhau về mặt hình thức và nội dung. Chúng cung cấp cho người dùng thông tin về sản phẩm, hàng hóa, số lượng, đơn giá,…
Khác nhau
Cách phân biệt đơn giản nhất chính là ở tên hóa đơn. Bản hóa đơn gốc có tên là “Hóa đơn điện tử”, bản thể hiện có tên theo quy định là “Bản thể hiện hóa đơn điện tử” hoặc “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.
Ngoài tên gọi, tính pháp lý của 2 loại hóa đơn này cũng có sự khác biệt. Bản gốc có giá trị pháp lý cao hơn, được dùng trong kiểm tra, thanh toán, hạch toán, giao dịch hoặc thanh tra. Ngược lại bản thể hiện chỉ được dùng để theo dõi, ghi sổ, không dùng trong thanh toán hoặc giao dịch.
Lời giải đáp cho các vấn đề khi sử dụng hóa đơn điện tử
Có khá nhiều câu hỏi xoay quanh về hóa đơn điện tử và cách đọc cũng như những hình thức thanh toán. Chi tiết cùng theo dõi mục chia sẻ sau đây!
Hóa đơn điện tử có mấy bản?
Vì chỉ có 1 bản duy nhất nên hóa đơn điện tử không có khái niệm “liên”. Cả bên mua, bán và cơ quan thuế đều chỉ sử dụng duy nhất 1 bản hóa đơn.
Cách xem hóa đơn điện tử bằng máy tính
Sau khi tải về ở dạng nén (.zip), khách hàng thực hiện theo hướng dẫn sau để mở hóa đơn.
- Giải nén file.
- Vào thư mục vừa giải nén, chọn file có đuôi .xml.
- Chọn Open with với Internet Explorer (IE). Trường hợp không hiển thị IE, bạn chọn Browse để tìm IE.
- Sau khi thực hiện các bước phía trên, hóa đơn tự động được mã hóa, hiển thị cho khách hàng.
Thông tin trên hóa đơn điện tử bị sai cần làm gì?
Nếu bị sai thông tin trên hóa đơn điện tử bạn thực hiện theo hướng dẫn sau:
- Liên hệ với bên bán (Bên phát hành) để xử lý sai sót trong hóa đơn.
- Trường hợp cần dùng hóa đơn khai báo thuế, cả 2 bên cần có biên bản điều chỉnh hóa đơn, lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc xóa bỏ cái cũ.
Bên mua có cần giữ lại hóa đơn giấy?
Sau khi mua hàng, bạn sẽ nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán. Bạn không cần lưu trữ hóa đơn này. Thay vào đó có thể tra cứu thông qua mã số hóa đơn được cung cấp. Nếu cẩn thận hơn có thể tải file dạng nén về lưu trữ.
Hóa đơn điện tử được thanh toán như thế nào?
Mua bán sử dụng hóa đơn điện tử bạn vẫn có thể thanh toán bằng các phương thức như hóa đơn giấy. Bao gồm: Tiền mặt, thẻ tín dụng, chuyển khoản, các hình thức khác. Về thời gian thanh toán hóa đơn, 2 bên có thể tự thỏa thuận để đưa ra phương án thống nhất.
Chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu nhanh về hóa đơn điện tử cũng như giải đáp thắc mắc trong quá trình sử dụng. Hy vọng bài viết có thể đưa đến cho bạn thông tin tham khảo hữu ích!
