Cách sử dụng máy hủy tài liệu đơn giản, hiệu quả nhất

5/5 - (2 bình chọn)

Máy hủy tài liệu là thiết bị văn phòng chuyên dụng, đóng vai trò quan trọng trong việc hủy giấy tờ và các tài liệu khác như thẻ nhựa, đĩa CD,…đảm bảo tính bảo mật thông tin quan trọng không bị thất thoát ra ngoài. Để chiếc máy này có thể phát huy hết được công dụng và chức năng của nó, bài viết dưới đây chúng tôi xin chia sẻ đến bạn đọc cách sử dụng máy huỷ tài liệu hiệu quả nhất!

Cách sử dụng máy huỷ tài liệu đơn giản, hiệu quả nhất

Những ứng dụng quan trọng của máy hủy tài liệu

Hiện nay, máy hủy tài liệu xuất hiện phổ biến tại các văn phòng công ty, Cơ quan, trụ sở, tổ chức,…bởi các tiện ích nó mang lại như sau:

  • Chức năng hủy đa dạng các loại giấy tờ, đĩa CD, thẻ nhựa, ghim,…nhanh chóng và hiệu quả.
  • Bảo vệ môi trường, hỗ trợ tái chế dễ dàng.
Những ứng dụng quan trọng của máy hủy tài liệu
  • Tiết kiệm thời gian và công sức so với các phương pháp tiêu hủy thủ công như dùng kéo để cắt, xé,…
  • Bảo mật thông tin tuyệt đối, với 3 chế độ hủy gồm hủy sợi, hủy vụn và hủy siêu vụn. 
  • Giảm thiểu tối đa chi phí cho dịch vụ thuê hủy tài liệu. 

Cách sử dụng máy huỷ tài liệu dễ dàng và hiệu quả

Thực tế, trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại máy hủy tài liệu, chúng đa dạng về mẫu mã và chức năng. Tuy nhiên, xét về cơ chế hoạt động cũng như cách sử dụng thì chúng có chung nguyên tắc. Cụ thể với 3 bước cơ bản về cách sử dụng máy hiệu tài liệu tương ứng với trước, trong và sau sẽ giúp bạn mang lại hiệu quả làm việc mà vẫn đảm bảo độ bền máy.

Bước 1: Trước khi vận hành máy hủy tài liệu

  • Khi mới mua máy về, việc đầu tiên người sử dụng cần làm chính là đọc kỹ bản hướng dẫn trước khi dùng được cung cấp bởi nhà sản xuất và đơn vị phân phối sản phẩm. 
Cách sử dụng máy huỷ tài liệu tốt nhất là đọc kỹ hướng dẫn trước khi dùng
  • Đối với những trường hợp không hiểu hoặc các vấn đề liên quan, người dùng cần yêu cầu nhân viên kỹ thuật bán hàng hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng hỗ trợ tìm hiểu về chức năng và nút bấm trên máy. 

Bước 2: Trong quá trình vận hành máy hủy tài liệu

  • Kiểm tra nguồn điện cấp cho máy hủy: Bạn chỉ cần xem tình trạng ổ điện và chuôi cắm đã khớp với nhau hay chưa. Nếu như nhận thấy sự lỏng lẻo hoặc không khớp thì cần chỉnh lại cho chắc chắn. Bởi trong quá trình hoạt động của máy hủy thường gây ra hiện tượng rung lắc nhẹ và dễ khiến chốt cắm bị lỏng. Do đó, làm ảnh hưởng trực tiếp đến tính ổn định vận hành của máy. 
  • Kiểm tra tình trạng của máy hủy tài liệu: Người dùng nên kiểm soát toàn bộ máy từ hệ thống lưỡi dao đến phích cắm, ổ điện. Hãy lưu ý đến bộ phận lưỡi dao cắt xem có bụi bẩn, vật lạ hay thứ gì mắc vào không. Đồng thời, nếu thấy mọi thứ ổn định thì đóng kín thùng đựng rác để tiến hành quá trình hủy tài liệu. 
Trong quá trình vận hành, sử dụng máy huỷ tài liệu hãy lưu ý kiểm tra máy
  • Kiểm tra quá trình vận hành: Khi đưa tài liệu vào bộ phận máy hủy, cần tập trung tầm nhìn và lý chí tránh tình trạng trang phục hoặc loại thiết bị không cần thiết hủy bị cuốn vào trong máy. 
  • Kiểm tra tài liệu hủy: Với từng loại máy sẽ cho phép hủy từng số lượng và loại tài liệu khác nhau. Do đó, cần nắm chắc thông số của nhà sản xuất để không hủy quá nhiều tài liệu vượt mức cho phép. Vì như vậy rất dễ làm hỏng lưỡi dao và gây rắc rối cho bản thân người dùng khi phải thay mới. 

Bước 3: Sau khi vận hành máy hủy tài liệu

  • Sau khi sử dụng xong, người dùng nên chú ý đến bộ phận thùng rác xem đã bị đầy hay chưa. Nếu thấy đầy thì hãy tháo thùng chứa đem đi đổ. Có một lưu ý là đối với hầu hết các dòng máy sẽ tự động dừng hoạt động khi thùng rác đầy. Để quan sát, bạn có thể xem trên bảng hiển thị thông báo của máy hủy.
Sau khi sử dụng xong máy huỷ tài liệu thì hãy kiểm tra thùng rác
  • Rút ổ cắm và nguồn điện để đảm bảo an toàn cho những người xung quanh.
  • Lau chùi và bảo dưỡng máy hủy tài liệu theo định kỳ. 

=> Xem thêm: Máy huỷ giấy mini giá rẻ ưa chuộng 2021

Một số lưu ý cần thiết về cách sử dụng máy huỷ tài liệu

Để đảm bảo quá trình sử dụng máy hủy tài liệu được hiệu quả và chất lượng tốt nhất. Chúng tôi xin cung cấp tới quý khách một số vấn đề như sau:

  • Hãy đặt máy ở vị trí bằng phẳng, khô ráo và thoáng mát, tránh tiếp xúc trực tiếp với ánh sáng mặt trời. Để xa sản phẩm này với những thiết bị công nghệ khác và đảm bảo rằng vị trí đặt cách tường tối thiểu 15cm. 
Một số lưu ý cần thiết trong quá trình về cách sử dụng máy huỷ tài liệu
  • Kiểm tra kỹ tài liệu hủy, gỡ bỏ kẹp ghim ra trước khi đưa vào trong máy.
  • Cho tài liệu hủy từ từ, tránh tình trạng nhồi nhét làm kẹt giấy.
  • Với những trường hợp hủy số lượng lớn tài liệu, nên cho máy nghỉ từ 5 – 10 phút sau mỗi lần hủy để tránh tình trạng máy bị nóng gây cháy motor. 

Hy vọng, với nội dung bài viết trên chúng tôi đã giúp bạn hiểu về cách sử dụng máy hủy tài liệu. Nếu quý khách đang có nhu cầu hỗ trợ mua sản phẩm máy hủy tài liệu chính hãng và giá cả hợp lý, hãy để lại thông tin phía bên dưới bình luận để được hỗ trợ tư vấn và giải đáp. 

Website đang chạy thử nghiệm